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注意區(qū)分“收件人”和“抄送人”

發(fā)郵件時，收件人和抄送人都能收到郵件，都是郵件的發(fā)送對象，但兩者的含義是不同的。

收件人是郵件最主要的發(fā)送對象，是需要詳細(xì)閱讀郵件內(nèi)容并相應(yīng)作出回復(fù)或者采取行動的；

而抄送人是郵件內(nèi)容可能涉及到的對象或者需要告知的對象，并不需要作出回復(fù)。

如果收件人和抄送人隨意不分的話，有可能導(dǎo)致收件方對郵件內(nèi)容的重要程度產(chǎn)生誤判，延誤工作。

主題明晰

郵件主題是收件方對郵件內(nèi)容的作出第一判斷的依據(jù)，好的主題有利于引起收件人的注意，也方便日后的檢索。

簡潔性、概括性是寫郵件主題的重要原則，例如“7月工作總結(jié)-xxx”。

切忌把主題空著不寫，但也不要過于冗長，不要偏離郵件內(nèi)容想表達的中心思想。

可以適當(dāng)采用日常工作中經(jīng)常使用的或者具有記憶性的詞語，這樣以后想要查找郵件的時候容易找到。

附件標(biāo)注清晰

首先是附件標(biāo)題要是對附件內(nèi)容的概括，不要以自己能理解為原則，而要以收件人能一眼理解為原則。

在正文中最好提及附件并對內(nèi)容做一個簡單介紹，一來提醒收件人注意附件內(nèi)容，二來方便收件人根據(jù)需求來對應(yīng)下載。

另外，附件最好采用辦公常用的格式，如word、excel等，避免收件人打不開或者還需要另外下載閱讀器才可以打開的情況，降低對方工作效率，造成不必要的麻煩。

注意語言正式性和信息的準(zhǔn)確性

郵件溝通相比微信而言更加具有辦公性和正式性，“您”、“請”等敬語更適用于郵件。

郵件也不像微信聊天那么具有即時性，出了錯發(fā)個消息對方馬上就能很方便地看到，如果在郵件中出現(xiàn)了錯誤，首先自己沒有那么容易察覺，其次想要糾正錯誤沒有微信方便，所以在郵件發(fā)出前最好檢查一下郵件的內(nèi)容有沒有錯誤或者容易造成歧義的地方。

注意區(qū)分“回復(fù)”和“全部回復(fù)”

收到郵件需要回復(fù)時，千萬要注意了，“回復(fù)”是單單回復(fù)給這封郵件的發(fā)件人，而“全部回復(fù)”是回復(fù)給這份郵件所涉及到的全部對象，包括發(fā)件人、抄送人和其他收件人。

菌菌還記得某天點開郵箱發(fā)現(xiàn)突然有好多未讀郵件，原來都是職場萌新們點錯成了全部回復(fù)，作為原收件人之一的菌菌就收到十幾封與自己無關(guān)的郵件。

假如你只需要回復(fù)給收件人，而點了全部回復(fù)，若內(nèi)容不涉及工作隱私還好，只是給其他收件人造成了小麻煩，若是需要保密的內(nèi)容，那就很難處理了。

設(shè)置郵件簽名

職前菌觀察了一下收到的工作郵件，大部分都會帶有簽名，

有的簽名信息很多，例如公司名稱、公司網(wǎng)址、公司業(yè)務(wù)、個人姓名、所屬部門、崗位、電話、座機等等；

有的很簡潔，只寫了個人姓名、電話。

簽名信息是有必要的，這是對發(fā)件人的身份的一個簡單介紹，在遇到情況時對方也能通過簽名的信息盡快聯(lián)系到發(fā)件人。

至于簽名信息應(yīng)該包括哪些內(nèi)容，可以根據(jù)收件人和郵件內(nèi)容來取舍。

可以設(shè)置多個簽名，在發(fā)送給公司外部人員或者日常交流不多的同事時采用較詳細(xì)版本，在公司內(nèi)部或者經(jīng)常聯(lián)系的同事間可以采取簡潔的姓名+電話形式。

網(wǎng)站欄目：職場萌新必看~！這些郵件的職場溝通禮儀，你get了嗎？
標(biāo)題來源：http://weahome.cn/article/cjhiec.html