某大型教育機構(gòu)正通過 RPA 改進后臺操作，提高工作效率，并降低成本。

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RPA 能夠自動進行發(fā)票的輸入和驗證等操作，簡化了原有開票流程，提高了應(yīng)付賬款流程（ AP ）的速度與準(zhǔn)確性。

【項目背景】

某大型教育機構(gòu)，在發(fā)票處理上，遇到了難題。

1 、發(fā)票量過大

每個月，該機構(gòu)都會為其旗下 10 所學(xué)校處理超過 3500 張發(fā)票。這些發(fā)票涵蓋了學(xué)校的支出，以及用以支持該機構(gòu)全球社區(qū)投資計劃的資源等。隨著發(fā)票數(shù)量和復(fù)雜性的不斷增加，高效地處理發(fā)票將成為一項難以完成的任務(wù)。

2 、全程手動操作

當(dāng)發(fā)票到達機構(gòu)總部時，員工幾乎全程手動，將發(fā)票數(shù)據(jù)輸入到公司的 ERP 系統(tǒng)。這一耗時的手動流程為應(yīng)付款部門帶來了巨大的工作量。

“以前，當(dāng)我們收到單批發(fā)送的發(fā)票時，我們必須通讀 該 批次 的單據(jù) ， 手動將每張發(fā)票分開，然后再 輸入 ERP系統(tǒng)。這 往往 需要花費 好久 。 ” —— 應(yīng)付賬款分析師

3 、人為錯誤的風(fēng)險

現(xiàn)有的系統(tǒng)，以及手動輸入發(fā)票的流程，難以避免人為錯誤或發(fā)票欺詐。任何機構(gòu)都不希望通過過賬延遲或錯誤的發(fā)票來冒險、并影響與相關(guān)供應(yīng)商的關(guān)系。

4 、部署新系統(tǒng)的成本

以前，該機構(gòu)使用內(nèi)部發(fā)票管理解決方案，并與微軟 ERP 應(yīng)用程序集成。但內(nèi)部支持該軟件產(chǎn)生了巨大的成本，增加了公司 IT 部門運維工作量。

這家大型的教育機構(gòu)發(fā)現(xiàn)，效率低下的人工發(fā)票處理系統(tǒng)正在推高其應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)的成本和出錯風(fēng)險。在不增加運營成本的情況下，如何高效且準(zhǔn)確地處理發(fā)票，在財會部門實現(xiàn)變革？

【解決方案】

為提高應(yīng)付賬款流程的效率，該教育機構(gòu)選擇應(yīng)用 RPA 技術(shù)來替換此前的內(nèi)部發(fā)票處理解決方案。

● 發(fā)票自動導(dǎo)入

憑借自動發(fā)票導(dǎo)入功能， RPA 代替人工自動將發(fā)票數(shù)據(jù)輸入 ERP 系統(tǒng)，簡化了操作流程，從而減輕了財務(wù)部門員工的工作量。

“ RPA的實施 這使我們處于更 有利 的地位，可以建立更牢固的供應(yīng)商關(guān)系，并大限度地提前支付發(fā)票折扣。更高的可見性使我們能夠簡化 AP系統(tǒng)中一度非常耗時的步驟。”

● 提高準(zhǔn)確性

除了簡化流程外， RPA 解決方案還提高了操作的準(zhǔn)確性。 RPA 配備了智能發(fā)票讀取功能，可以自動檢測和標(biāo)記包含錯誤或疑似欺詐的發(fā)票，從而大限度地降低業(yè)務(wù)風(fēng)險。 RPA 還具有驗證和更正錯誤掃描發(fā)票的能力，為財務(wù)部門提供了一個可靠的工具。

●不侵入原有系統(tǒng)

RPA 可以與原有系統(tǒng)無縫集成，實施較為快捷，部署成本較低。

● 全天候運行

該機構(gòu)還將 RPA 應(yīng)用在了 IT 運維方面，實現(xiàn) 7 × 24 小時全天候監(jiān)控，減少 IT 部門的工作量。

“在 ERP 系統(tǒng)中實現(xiàn)發(fā)票自動化，有效降低錯誤或發(fā)票欺詐，為我們節(jié)約成本提供了新的機會?！?/p>

【實施效果】

自實施 RPA 以來，這家教育機構(gòu)提高了發(fā)票的可見性和 AP系統(tǒng)的效率，同時節(jié)省了大量 成本 。

“現(xiàn)在，我們不再需要花費大量時間和精力來分 離 發(fā)票，因為 RPA機器人 會自動檢測批次發(fā)票并將其分離為單個文檔，從而為我們節(jié)省了大量時間。 RPA 自動化功能幫助我們?yōu)槊繌埌l(fā)票節(jié)省 10分鐘的處理時間?？紤]到我們 每 年 要 處理 40000多張發(fā)票 的 事實，很快就可節(jié)省 超過 7000小時的時間，相當(dāng)于一年節(jié)省70000多美元?！?/p>

RPA 不僅有助于組織節(jié)省時間，還有助于降低處理發(fā)票的總體成本。

“ 由于 不再需要在內(nèi)部安裝和支持自己的 開 票系統(tǒng)， 因此 能夠降低我們 的 總成本。 ”  

“它改變了我們的AP流程，幫助我們更高效地工作。憑借準(zhǔn)確、高效、自動化的發(fā)票處理能力，我們可以確保教師和學(xué)生在需要時能夠獲得 所需 資源。 ”

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