作為文員，不可避免的要經常從網上查找一些文字材料。在整理這些資料的時候，除了要選擇合適的復制粘貼技巧外（傳送門：復制粘貼學問多），可能很多人還會遇到這樣的問題：

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將網頁中的文字復制到Word文檔中后，會產生N多空行，甚至還會有大量的空白區(qū)域。今天就來分享下這類問題的處理技巧。

問題1：空格等空白區(qū)域處理

這里所說的空白區(qū)域不同于空行，一般是指由于存在像半角空格等符號造成的局部空白。

要去除空白區(qū)域，可以按【Ctrl+H】，在【查找和替換】對話框中，定位到【查找內容】文本框，然后單擊【特殊格式】中的【空白區(qū)域】項，或者直接輸入^w，然后單擊【全部替換】即可。

如果要僅替換所有的空格或某一特殊符號，可以將之粘貼到【查找內容】文本框中再進行替換操作。

問題2：如何替換掉所有的空行？

要處理這個問題，首先要搞清楚什么是行？什么是段落？

在Word中錄入文字的時候，當錄入的文字超過一行的寬度后，Word會自動切換到下一行，如果需要重新起一個段落，則需要手動按【Enter】鍵。一個段落可以有很多行，但一個段落肯定是以按【Enter】鍵結束的。在一個段落中，除了自動換行外，如果需要手工換行，可以使用【Shift+Enter】鍵來手工換行。這兩個符號在Word中的顯示結果是這樣的：

好，搞清楚什么是換行符，什么是段落標記后，就可以判斷所謂的“空行”到底是什么了——顯示所有編輯標記即可。

如文本開始所用的例子，我們可以看出其中并沒有換行符號，因此只要將文檔中的空白段落查找并替換掉就可以了。

在【查找和替換】對話框中，定位到【查找內容】文本框，然后單擊【特殊格式】中的【段落標記】項，或者直接輸入^p，可以查找到所有的段落標記：

但是，這樣直接【全部替換】的話，會將所有的段落標記全部替換掉，最后只會保留一個段落，變成下圖這個樣子：

所以，判斷哪些段落標記是空白段是處理問題的關鍵。

我們可以這樣理解：在一個包含文字的段落后面，如果有空白段落，那么，這個空白段落的段落標記就會和前面的有文字的段落標記緊緊連接著，也就是這個樣子：

所以，只要存在兩個相鄰的段落標記，就可以肯定，其中一個肯定是空白段落！因此，只要將2個連續(xù)的段落標記替換為1個段落標記，即可刪除一個空白段落。

在【查找內容】中輸入兩個^p，表示查找兩個連續(xù)的段落標記；在【替換為】文本框中輸入1個^p，表示將查找到的內容替換為1個段落標記。這樣多次單擊【全部替換】命令，直接提示替換為0時，所有的空行就被全部替換掉了。

擴展：如何批量一次性去除這些空行？

還是上面的案例，如果不想多次單擊【全部替換】命令，可以一次全部替換完成嗎？

答案是肯定的。只要照下圖這樣設置，單擊一次【全部替換】即可。

好了，今天就分享到這里。光說不練假把式，大家趕緊動手試試吧！