首先需要定義一下會議室：并非Skype for Business Online或Exchange Online中的虛擬會議室或者資源會議，而且企業(yè)中真實存在的大大小小的各種會議室。

10年積累的成都做網(wǎng)站、成都網(wǎng)站建設(shè)、成都外貿(mào)網(wǎng)站建設(shè)經(jīng)驗，可以快速應(yīng)對客戶對網(wǎng)站的新想法和需求。提供各種問題對應(yīng)的解決方案。讓選擇我們的客戶得到更好、更有力的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。我雖然不認(rèn)識你，你也不認(rèn)識我。但先網(wǎng)站設(shè)計后付款的網(wǎng)站建設(shè)流程，更有平陸免費網(wǎng)站建設(shè)讓你可以放心的選擇與我們合作。

那初看這個標(biāo)題心里可能會一愣：Office365里面都是SaaS服務(wù)啊，怎么去管理真實存在的會議室呢？能管理什么東西呢？管理的意義是什么？

首先我先來描述以下幾種日常的場景：

我大概的描述了下大家在日常開會過程中的各種場景，是不是感通身受？綜合上面各種場景，我們可以對會議室使用和管理進行以下梳理：

• 沒有完整的會議室預(yù)約系統(tǒng)；

• 即使有預(yù)約系統(tǒng)也不能很好的和每個員工的日程信息關(guān)聯(lián)；

• 會議室的大門向所有人打開，即使有預(yù)定也會被他人占用；

• 在眾多分散的會議室中不知道哪間會議室有人，不得不挨個敲門查看是否有人（會議室中正在開會被打斷是很不愉快的事情），往往查找會議室需要花費半小時以上；

• 3人左右的小型會議非要占用一個7-12人的中型會議室；

• 一個人霸占整個會議室工作一整天；

• 會議中有人敲門問會議還要多長時間開完；

• 上個會議超時，下一個會議無法在預(yù)約的會議室中召開；

• 預(yù)定的會議室遲到幾分鐘就被他人占領(lǐng)；

• 會議開到一半被其他部門同事或領(lǐng)導(dǎo)趕出會議室；

• 會議室不夠用，需要擴建會議室，應(yīng)該擴建那一類型的會議室，擴建多少？

• 遠(yuǎn)程音視頻會議設(shè)備調(diào)試需要花費十分鐘左右時間，能不能更加方便快捷的召開音視頻會議？

• 。。。。。。

諸如此類的痛點問題還有很多，無時無刻不困擾著企業(yè)IT，人力，綜合管理等部門。面對這些挑戰(zhàn)，企業(yè)會議室管理升級勢在必行！

很多用戶已經(jīng)發(fā)現(xiàn)這些問題了，并開始著手解決這些問題，基本都是花大幾十萬去搞會議室預(yù)約系統(tǒng)各種系統(tǒng)。但到最后基本都沒什么用，我們見過這樣的客戶太多了。

接下來我再稍微總結(jié)一下會議的方式：

• 宣講式會議

• 臨時會議

• 預(yù)約型會議

• 就地討論型會議

• 遠(yuǎn)程音視頻會議

而會議室的存在又存在必然性，企業(yè)的生存之道，方案決策，運營計劃等等一道道指令都是從每個企業(yè)的“作戰(zhàn)室”中發(fā)出來的。試想一下：每天都在為會議室不夠用，會議室管理混亂，會議效率不高而操心怎么來提高企業(yè)的競爭？

說了這么多，還沒說到怎么用Office365去管理企業(yè)中的會議室，那么接下來就跟各位分享一下整個方案：

摒棄傳統(tǒng)的會議室格局運用前沿的IT技術(shù)讓會議室變得可視化和更加智能化。當(dāng)然這里的前沿IT技術(shù)當(dāng)然是指Office365啦。

基于Exchange Online的會議預(yù)約以及Skype for Business Online遠(yuǎn)程視頻，通過額外的硬件設(shè)備我們就是要讓每一間會議的都能對每一個企業(yè)員工說話，讓每一個音視頻會議室變得更加高效。

我們先來看幾張實際客戶的效果圖

從上面的實際效果圖中我們可以發(fā)現(xiàn)以下幾個共同點:

1、 會議室門口都會有一塊顯示屏

2、 顯示屏從各方向都有燈光

3、 都有會議日程信息

不同點:

1、 UI界面風(fēng)格各異

2、 顯示屏的燈光顏色不一樣

這就是我們的會議室解決方案！可以完全基于Office365開箱即用，裝上就可以立馬使用！

這個方案的組成包括以下幾部分：

1、 Office365訂閱（需要有Exchange Online）

2、 門口顯示系統(tǒng)

3、 后臺管理系統(tǒng)

4、 傳感器+網(wǎng)關(guān)（如需實時顯示會議室中有無人）

以上幾部分組成了整個會議室解決方案，重點拆分成空間管理、空間應(yīng)用、數(shù)據(jù)分析這三大類：

空間管理：紅外傳感器會實時檢測會議室中是否有人，并將結(jié)果反饋到門口屏幕上，而門口屏幕則根據(jù)燈光將會議室的狀態(tài)告訴給每個能看到它的人

空間應(yīng)用：

門口的屏幕已經(jīng)集成NFC功能，只需要刷一下工牌就可以解鎖會議室（適合會議室有門禁的需要）；屏幕上的二維碼可以作為入會簽到

會議室預(yù)訂可以使用Outlook不安裝任何插件即可實現(xiàn)預(yù)訂，視頻會議則通過集成Skype Room System實現(xiàn)一鍵入會(如果使用傳統(tǒng)視頻會議，我們已經(jīng)跟國內(nèi)最大的視頻會議中控會管進行聯(lián)動集成)，從原來的8-12分鐘節(jié)約到30秒左右

數(shù)據(jù)分析：

通過后臺管理系統(tǒng)獲取每個人每個會議室的所有數(shù)據(jù)，從各種維度進行數(shù)據(jù)報表展示，分析到每一間會議室，每個員工預(yù)定使用頻次等，實現(xiàn)：

行為記錄、數(shù)據(jù)呈現(xiàn)、決策支持

接下來跟大家分享一下門口顯示屏的功能

會議日程展示：

實時顯示當(dāng)前會議日程，最近的5個日程信息?？梢酝ㄟ^點擊更多查看當(dāng)天所有日程信息。

日程信息包括：會議名稱，會議開始時間，會議結(jié)束時間，會議組織者

時間狀態(tài)條，直觀顯示當(dāng)天會議分布。

狀態(tài)指示燈：

根據(jù)會議室的當(dāng)前狀態(tài)，以紅綠燈的思維直觀展示。使用者無需過多思考即可完成會議室的查找。

紅綠燈：（顏色可自定義）

紅色：會議開始，當(dāng)前會議室不可使用

綠色：會議室空閑，可以使用

×××：會議室有可能被使用。還有15分鐘開始會議；或會議室有人但沒有預(yù)約

通知提醒功能：

會議開始前5分鐘，無人來到會議室。郵件提醒組織者，會議即將開始。

會議開始后5分鐘，無人來到會議室。郵件提醒組織者，10分鐘內(nèi)不能到達(dá)會議室將自動釋放

會議進行中人員離開超過10分鐘。郵件提醒組織者，會議室將在5分鐘后釋放。

會議室自動釋放：郵件提醒組織者，預(yù)約的會議室因無人使用被自動釋放。

自動釋放

通過存在傳感器檢測到會議室當(dāng)前是否有人，如長時間無人可以將已經(jīng)預(yù)約的會議室自動釋放。同時同步Exchange/預(yù)約平臺的會議室使用時間。提高會議室有效利用率。

臨時占用功能

空閑會議室，支持在屏幕上通過點擊操作實現(xiàn)臨時占用。發(fā)現(xiàn)空閑會議室即可使用。支持自動判斷可用時間。限制只能從當(dāng)前開始使用，不可做預(yù)約。

身份關(guān)聯(lián)

會議開始結(jié)束延長，需要通過員工身份的確認(rèn)，才能進行下去。會議室的臨時占用，也需要確認(rèn)員工的身份，才能進行下一步的操作。

PIN碼身份確認(rèn)：

會議開始結(jié)束延長，均需要輸入一個四位數(shù)PIN碼，以確認(rèn)會議室的使用者。PIN的生成由會議室狀態(tài)顯示系統(tǒng)發(fā)送給組織者。

NFC刷卡身份確認(rèn)：

會議的開始結(jié)束延長，需要刷員工卡，以識別此用戶為本次會議組織者或參與者。

企業(yè)宣傳內(nèi)容播放

可以自定義宣傳場景，在空閑時或重要時刻顯示指定的內(nèi)容。例如：企業(yè)宣傳片，歡迎領(lǐng)導(dǎo)蒞臨指導(dǎo)等內(nèi)容。支持自動切換。

擴展功能

OA集成：支持與其他日程系統(tǒng)對接，實現(xiàn)會議室的預(yù)約和管理。

門禁集成：支持與門禁系統(tǒng)對接，實現(xiàn)刷卡入門。

管理平臺集成：提供API接口，可實現(xiàn)與其他管理平臺的對接。

數(shù)據(jù)上報：支持會議室實際使用情況的數(shù)據(jù)實時上報傳輸，可以與智能會議室管理平臺對接。

后臺管理

整個智能會議室管理系統(tǒng)可以在后臺對所有會議室中傳感器，門口屏幕進行集中的遠(yuǎn)程管理。

定時重啟

可定時周期重啟

負(fù)責(zé)系統(tǒng)過大自動重啟

遠(yuǎn)程配置

局域網(wǎng)內(nèi)網(wǎng)頁配置

支持批量配置

支持文件替換

軟件異常重啟

軟件崩潰可自動啟動

開機軟件自動啟動

遠(yuǎn)程維護

局域網(wǎng)內(nèi)遠(yuǎn)程升級應(yīng)用

遠(yuǎn)程升級ROM

遠(yuǎn)程重啟設(shè)備

顯示自定義

可播放音視頻

可播放指定網(wǎng)頁

可設(shè)定自定義顯示規(guī)則

LED多色多亮度

可設(shè)置LED顏色

可設(shè)置LED亮度

3側(cè)LED可分別自定義

預(yù)約入口

可通過Web頁面預(yù)約會議室；

可支持和企業(yè)微信對接后通過企業(yè)微信預(yù)約；

可支持微信小程序預(yù)約；

可支持手機APP預(yù)約；

通過Outlook預(yù)約。

以上是基于Office365的整個會議室管理解決方案。當(dāng)然，如果沒有Office365能不能用這個呢?答案肯定是可以的~有興趣的朋友可以微信小窗了解哦~

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